In Deutschland besteht die Pflicht zur Zeiterfassung zur Dokumentation von Arbeitsstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist längst keine freiwillige Verwaltungsmaßnahme mehr, sondern eine gesetzlich geforderte Pflicht. Bereits 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber in der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitstellen müssen. Im September 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt diese Verpflichtung und betonte, dass die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes für alle Beschäftigten uneingeschränkt gelten.

Die Rechtslage: Was gilt – auch ohne neues Gesetz?

Auch wenn die formale Umsetzung ins deutsche Arbeitsrecht derzeit noch aussteht, sind Unternehmen bereits jetzt dazu verpflichtet, die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren. Die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten und Ruhezeiten müssen eingehalten werden – unabhängig von Branche, Betriebsgröße oder Tarifvertrag.

Das hat direkte Folgen für viele Organisationen, die bisher auf Modelle der Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben: Diese sind nicht per se unzulässig, genügen aber nicht der gesetzlichen Dokumentationspflicht. Die tatsächlichen Arbeitszeiten müssen in Zukunft nachvollziehbar erfasst werden – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Warum digitale Zeiterfassungssysteme jetzt entscheidend sind

Zwar ist die Form der Dokumentation bisher nicht gesetzlich vorgeschrieben – doch die manuelle Zeiterfassung auf Papier oder in Excel-Listen ist fehleranfällig und darüber hinaus aufwändig. Außerdem können solche Aufzeichnungen nicht ausgewertet werden. Ein digitales Zeiterfassungssystem bietet hier klare Vorteile: Es ermöglicht eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung, reduziert den administrativen Aufwand und schafft gleichzeitig Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte. Außerdem schafft ein digitales System eine Basis für weitere Lösungen der Zeitwirtschaft, wie Personaleinsatzplanung oder ein Workforce Management  So entstehen durchgängige Prozesse – von der Zeiterfassung am Terminal oder per App bis hin zur automatisierten Übergabe an Lohn- und Gehaltsabrechnung oder ERP-Systeme.

Politischer Ausblick: Kommt die wöchentliche Höchstarbeitszeit statt der täglichen Acht-Stunden-Tage?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird von der aktuellen Regierung sehr ernst genommen, soll aber mit mehr Flexibilität bei der Höchstarbeitszeit einhergehen. Wie Bundeskanzler Friedrich Merz (CDU) im Juli 2025 in der Presse verlauten ließ, soll die tägliche Höchstarbeitszeit durch eine Wochenarbeitszeit-Höchstgrenze abgelöst werden. Solche Lösungen sind flexibler, allerdings ist eine Dokumentation der Arbeitszeit dafür unabdingbar, um den Arbeitsschutz zu gewährleisten.

Unternehmen, die jetzt in eine digitale Lösung für die Arbeitszeiterfassung investieren, schaffen so Rechtssicherheit und profitieren außerdem von rechtssicherer Dokumentation, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit. Wer heute handelt, ist auf der sicheren Seite – rechtlich wie organisatorisch.