Zeiterfassung wird Pflicht – was Arbeitgeber für 2026 wissen müssen

Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes wird für 2026 erwartet – um die Pflicht zur digitalen Erfassung der Arbeitszeit zu konkretisieren und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gesetzlich zu verankern. Für Arbeitgeber ist damit klar: das Thema Zeiterfassung wird nicht zurückgedreht, sondern präzisiert.

Denn die Grundlagen sind bereits gelegt: Der Europäische Gerichtshof (14.05.2019, C-55/18) verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System. Das Bundesarbeitsgericht hat das im Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) bestätigt und klargestellt: Es gibt bereits heute eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung.

Falls dies nicht umgesetzt wird, drohen reale Risiken im Konflikt zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Das ArbG Emden (Urteil vom 20.02.2020, 2 Ca 94/19) sprach einem Bauhelfer eine Vergütung nach seinen eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil das Unternehmen kein objektives System hatte. Und das Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 16.05.2024, 5 AZR 51/24) entschied: Ein automatischer Pausenabzug ist kein Beweis, dass die Pause tatsächlich genommen wurde. Solche Fälle verdeutlichen, dass nur digitale, manipulationssichere Systeme Beweiskraft bieten. 

Was ein modernes, rechtssicheres System leisten muss
Für Arbeitgeber ist damit weniger die Frage "ob" – sondern "wie" ein System aufgesetzt wird. Ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem muss nach heutigem Stand mindestens:
 

• Erfassung von Beginn, Ende und Pausen – auch im Homeoffice
• DSGVO-konforme Speicherung mit klaren Zugriffsrechten
• Archivierung für mindestens zwei Jahre
• Mitarbeitenden transparent erklären, wie erfasst wird und wofür die Daten genutzt werden.

Mobile Buchungen per Smartphone, stationäre Terminals und zentrale Auswertung im Zeitwirtschaftssystem sind heute Standard. So lassen sich Arbeitszeitgesetze einhalten und Personaleinsatz effizient planen.

Praxis-Tipp
Bei der Auswahl eines Systems lohnt der Blick auf Sicherheit und Integration: Verschlüsselte Kommunikation bietet Schutz vor Manipulation und Offline-Fähigkeit speichert Daten auch bei Netzausfällen. Schnittstellen zu Zutrittskontrolle um zum ERP-System verhindern Insellösungen. PCS bietet mit den INTUS Zeiterfassungsterminals robuste, manipulationssichere Hardware und mobile Buchungsmöglichkeiten. Die erfassten Daten fließen aus allen Arbeitsorten zentral in der Software DEXICON zusammen und dokumentieren alle Buchungen für eine transparente, gerichtsfeste Arbeitszeitdokumentation.

Fazit
2026 ist nicht mehr weit. Wer Zeiterfassung jetzt digitalisiert, schafft Rechts- und Planungssicherheit und vermeidet teure Überraschungen vor Gericht.